Debit Note Và Credit Note Là Gì? Sự Khác Nhau Như Thế Nào?

Debit note và Credit note là 2 thuật ngữ thông dụng trong ngành vận tải xuất nhập khẩu Logistic. Debit Note là gì? Sự khác nhau giữa Debit Note và Credit Note là gì?

Trong ngành vận tải xuất nhập khẩu Logistic, chắc hẳn mọi người đều quen thuộc với thuật ngữ Debit Note. Tuy nhiên Debit Note cùng những thông tin liên quan đến thuật ngữ này lại khá ít dữ liệu. Chính vì thế, ở bài viết dưới đây, bạn đọc sẽ được cung cấp thêm nhiều điều bổ ích hơn về Debit Note.

Xem thêm:

• Debt ratio là gì?
• Joint venture là gì?

Debit Note (Giấy báo nợ) là gì?

Debit Note (Debit memo): Là 1 chứng từ thương mại mà người mua gửi cho người bán. Người bán cũng có thể sử dụng Debit Memo (thay cho hóa đơn điều chỉnh) để điều chỉnh giá trị hóa đơn khi bị sai. Vì thế, thường Debit Memo chỉ được sử dụng ở mô hình kinh doanh B2B.

Thuật ngữ này thường được sử dụng trong lĩnh vực kinh tế, đặc biệt là ngành xuất nhập khẩu và thương mại hàng hóa.

Debit Note có phải giấy đòi nợ hay không?

Ban đầu, một bản vận đơn phác thảo (draft BL) sẽ được gửi qua mail cho bên kế toán của hãng tàu chở hàng. Mail này bản chất là người mua đang yêu cầu được gửi Debit note tới tàu chở hàng.

Đôi lúc, debit note được coi như 1 tờ giấy xác nhận tỷ lệ hoa hồng mà công ty phải trả cho bên đại lý. Ngoài ra, debit note còn có thể được coi là một giấy báo nợ, giấy đòi nợ của công ty. Có 2 bản debit note, 1 bản được gửi cho khách và 1 bản công ty sẽ sao lưu lại.

Đặc biệt, ở trong bản chứng từ cần có debit note bởi đây là chứng từ quan trọng ngân hàng sẽ nghiệm thu sau khi hàng cập bến. Ngân hàng sẽ thu đúng với giá trị tiền được ghi trên chứng từ này.

Debit Note có ý nghĩa gì?

Debit note được hiểu nôm na là 1 loại hóa đơn điều chỉnh giá trị. Debit Meno sẽ chủ yếu được sử dụng trong mô hình B2B – giao dịch giữa 2 hoặc nhiều công ty với nhau.

Có 2 trường hợp Debit Note sẽ được phát hành bởi nhà cung cấp:

• Đã phát hành hóa đơn thuế gốc nhưng giá trị thuế được ghi trong hóa đơn thấp hơn giá trị thuế thực tế cần nộp.
• Đã phát hành hóa đơn thuế gốc nhưng giá trị tính thuế được tính trong hóa đơn thấp hơn giá trị thuế thực tế phải nộp.

Debit note thường được sử dụng trong giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp nhằm cung cấp thông tin liên quan đến hóa đơn thanh toán sắp tới hoặc là lời nhắc cho các khoản tiền sắp đến hạn.

Các giao dịch này thường liên quan đến việc gia hạn tín dụng khi người bán giao hàng cho người mua nhưng chưa nhận được thanh toán của đơn hàng.

Đối với hàng hóa được trả lại, tổng số tiền tín dụng đã giải ngân sẽ đi kèm cùng với mặt hàng trả lại và lý do trả lại.

Xuất Debit Note cần điều kiện gì?

Trong quá trình thực hiện các thủ tục hải quan, nhà đại lý cần phải chọn Debit note trong mục “HBL details add”. Bên cạnh đó, kế toán doanh nghiệp cũng cần phải thêm khoản này vào những khoản phải thu khác trong báo cáo tài chính. Sau khi kết thúc chuẩn bị chứng từ ở dạng file doc, kế toán sẽ email gửi cho các đại lý để bên họ làm thủ tục vận chuyển hàng hóa.

Giấy báo nợ là chứng từ có phải bắc buộc không?

Không phải tất cả các công ty chọn gửi giấy báo nợ cho người mua đang có nghĩa vụ nợ. Nói chung, một người bán coi đó là một thông lệ kinh doanh tiêu chuẩn và sử dụng nó theo quy trình nội bộ, hoặc hoàn toàn không sử dụng nó. Trong một số trường hợp, người mua có thể yêu cầu chứng từ với thông tin báo nợ, để đáp ứng các yêu cầu lưu trữ nội bộ.

Credit Note là gì?

Credit note (credit memo): Là 1 chứng từ thương mại mà người bán sử dụng để bán cho người mua với số tiền thường nhỏ hơn hoặc bằng số tiền trên hóa đơn. Trong thương mại, loại chứng từ này thường được sử dụng khi người mua hàng ko nhận được hàng hóa, hoặc khách trả lại hàng hóa do bị hỏng, lỗi. Hoặc trường hợp khách hàng trả thừa tiền so với số tiền hàng trên hóa đơn thì có thể dùng credit note để trả lại tiền thừa. Việc người bán phát hành credit note có tác dụng kích thích người mua (khách hàng) quay lại mua hàng/dịch vụ trong tương lai.

Credit note được xuất khi xảy ra trường hợp người mua muốn trả lại hàng vì lỗi sản phẩm, không giống như trong cam kết. Vì thế, người bán có trách nhiệm hoàn trả lại tiền. Credit note cũng được xuất ra trong trường hợp thối tiền thừa lại cho người mua.

So sánh sự khác nhau giữa Debit Note và Credit Note

Vậy sự khác nhau giữa credit note và debit note là gì? Tuy cả hai đều được coi là những hóa đơn chứng từ điều chỉnh giá trị nhưng mục đích và ý nghĩa lại hoàn toàn khác nhau. Cụ thể:

• Debit Note là chứng từ khi điều chỉnh tăng giá trị. Người mua xuất loại hóa đơn này nhằm mục đích yêu cầu bên bán cung cấp Credit note. Hoạt động này hoàn toàn hợp pháp nhằm mục đích tăng giá trị hóa đơn đã được phát hành trước đó.
• Trái ngược với Debit Note, Credit Note được người bán xuất ra với mục đích điều chỉnh giảm giá trị hóa đơn. Trong trường hợp, hàng hóa xảy ra lỗi do nhà sản xuất cung cấp, người mua muốn trả lại hàng và hoàn tiền. Credit note sẽ được làm ra nhằm hủy đi giá trị của hóa đơn mà nhà cung cấp đã phát hành trước đó.

Như vậy, bản chất của 2 loại hóa đơn Credit và Debit note là hoàn toàn trái ngược nhau. Hiểu rõ bản chất của chúng, bạn sẽ dễ dàng phân biệt và sử dụng chúng một cách đúng đắn khi phát sinh tình huống.

Credit Note và Debit Note cung cấp những nội dung gì?

Những thông tin cần ghi trong chứng từ Credit Note và Debit Note cần chi tiết, rõ ràng, cụ thể:

• Họ & Tên, địa chỉ và mã số GSTIN của nhà cung cấp.
• Bản chất của tài liệu.
• Số seri nhà sản xuất duy nhất cho một năm tài chính.
• Ngày phát hành tài liệu.
• Họ tên, địa chỉ, GSTIN/Số ID duy nhất của người nhận (nếu do bên người nhận đăng ký).
• Số seri và ngày phát hành hóa đơn thuế tương ứng (nếu có)
• Giá trị tính thuế của hàng hóa/dịch vụ, thuế suất, số tiền thuế (nếu có)
• Chữ ký viết hoặc chữ ký số của nhà cung cấp/đại diện ủy quyền.

Những dạng form Debit Note thường được sử dụng

• Dạng biên lai vận chuyển với hàng hóa: Dành cho bên mua khi chưa thanh toán toàn bộ đơn hàng, người mua được quyền sử dụng hàng hóa và có thể trả lại nếu kiểm định chất lượng hàng hóa không phù hợp với bằng chứng đưa ra thuyết phục.
• Dạng bưu thiếp: Được sử dụng để nhắc nhở người mua về các khoản nợ sắp tới hạn thanh toán.

Mẫu Debit Note thường được sử dụng trong một số lĩnh vực

Mẫu Debit Note sử dụng ở những công ty xuất nhập khẩu

Khi người bán gửi hàng đến cảng, hãng tàu vận chuyển sẽ xử lý hàng hóa, xuất hàng đi và gửi một debit note để nhắc nhở về khoản nợ cho đơn hàng vừa rồi. Trên đó sẽ ghi đầy đủ những nội dung về bên bán, bên mua, thông tin đơn hàng và những loại phí phát sinh.

Mẫu debit note sử dụng trong những công ty thương mại hàng hóa

Người bán xuất hàng cho người mua và chưa nhận được thanh toán. Người bán sẽ gửi debit note để nhắc nhở người mua về khoản tiền cần thanh toán trước khi kết thúc kỳ hạn.

Kết luận

Trên đây là những thông tin liên quan đến Debit note là gì? cũng như credit note. Đây đều là 2 loại chứng từ quan trọng trong ngành thương mại xuất nhập khẩu. Việc hiểu rõ khái niệm và bản chất của 2 hóa đơn này sẽ giúp bạn xử lý kịp thời khi phát sinh tình huống.

Thông tin được biên tập bởi: BANKTOP